Einen gesetzlichen Aufgabenkatalog für die Verwaltung von Mietobjekten gibt es nicht. Insofern ergeben sich die Aufgaben einer Hausverwaltung einzig aus der getroffenen vertraglichen Vereinbarung zwischen Eigentümern und Hausverwaltung.

Betreffend der zu vereinbarenden Aufgaben wird unterschieden zwischen kaufmännischer und technischer Verwaltung.

kaufmännische Verwaltung:

• Vereinnahmen und Verwaltung des Mietzinses (im Auftrage des/der Eigentümer)
• Anpassung der Mieten bei Index- und Staffelmietvereinbarungen
• Verhandeln und Gestalten von Mietverträgen und Nachträgen sowie sonstigen gebäudespezifischen Verträgen
• Forderungsmanagement gegenüber den Mietern und sonstigen Debitoren
• Regelmäßige Abrechnung in vereinbarten Intervallen gegenüber dem/den Eigentümer(n)
• Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnungen
• Bezahlung anfallender Kosten
• Beauftragung und Bezahlung von Versorgungsleistungen (Abfall, Strom, Wasser etc.)
• Prüfung finanztechnischer Vorgänge auf ihre Richtigkeit und Effizienz (Miethöhe, Energiekosten, Versicherungs-kosten)
• Umfang der Führung von Büchern wie Objekt- und Mieterakten
• Budget und Wirtschaftsplanung
• Erstellung von Objektreportings und sonstigen Auswertungen für den Eigentümer
• Weitere kaufmännische Aufgaben (unter anderem die Prüfung und die Optimierung von Energielieferverträgen)
• Bei der Verwaltung von Gewerbeimmobilien insbesondere auch die Nachbewertung von Objekten im Rahmen von Verkehrswertermittlungen

technische Verwaltung:

• Betrieb und Kontrolle von Einrichtungen (z. B. Klingel- und Gegensprechanlagen, Aufzug, Heizung)
• Kontrolle/Überwachung von Dienstleistern (z. B. Winterdienst, Reinigung, Gartenpflege)
• Durchführen/Kontrolle von Instandhaltungsmaßnahmen (Wartung, Inspektion, Instandsetzung)
• Durchführen von Modernisierungen, nach Rücksprache mit dem/den Eigentümer(n)
• Wohnungsabnahmen und Neuvermietung
• Anfallende technische Arbeiten

Das Leistungsverzeichnis spezifiziert die Grundleistungen der H.I. Haus- & Immobilienverwaltung GmbH, für die
Verwaltung von Wohnungseigentum Objekten. Grundleistungen sichern den Anspruch eines jeden Eigentümers
auf die sachgerechte Verwaltung bezüglich der gemeinschaftlichen Belange einer Eigentümergemeinschaft.
Dazu gehören zwingend, die in den § 27 und § 28 des Wohnungseigentumsgesetzes [WEG] definierten Vorgaben.

1. Wirtschaftsplan
Anfertigen eines Wirtschaftsplanes pro Wirtschaftsjahr. Ein bestehender Wirtschaftsplan behält solange seine Gültigkeit, bis der nachfolgende Wirtschaftsplan per Beschluss durch die jährliche Eigentümerversammlung als angenommen gilt.

2. Jahresabrechnungen
2.1. Jahresendabrechnung
Erstellen einer Auflistung über die Einnahmen und Ausgaben der Hausgelder im Wirtschaftsjahr als Gesamtabrechnung sowie als detaillierte Einzelabrechnung für jedes Wohnungs- bzw. Teileigentum.

2.2. Einsichtnahme in Unterlagen
Sämtliche Unterlagen und Belege stehen jedem Eigentümer zur Einsicht in unserem Büro in Bodenheim während der Bürozeiten -nach vorheriger Terminvereinbarung- zur Verfügung.

2.3. Prüfung der Abrechnungen und Unterlagen des Wirtschaftsjahres
Durch Mehrheitsbeschluss können aus dem Kreis der Eigentümergemeinschaft eine oder mehrere Personen mit der Prüfung aller Abrechnungen und Unterlagen des aktuellen Wirtschaftsjahres beauftragt werden. Aus Gründen der Transparenz sowie der eindeutigen Nachvollziehbarkeit für alle Parteien bestehen wir unsererseits auf die Gegenprüfung der Positionen einer Jahresendabrechnung.
Die prüfenden Personen haben die Aufgabe alle Konten, Belege und Buchungsvorgänge auf ihre sachliche Richtigkeit zu prüfen, um nach vollzogener Prüfung den Antrag zur Entlastung der Verwaltung zu stellen.

3. Eigentümerversammlungen
3.1. Ordentliche Eigentümerversammlungen
Nach Erstellung der Jahresendabrechnung wird die jährliche, ordentliche Eigentümerversammlung einberufen.
Die zeitliche Frist zur Bekanntgabe des Versammlungstermins ist als Bestandteil in der Teilungserklärung festgelegt. Das Protokoll der Versammlung wird jedem Eigentümer per Post zugestellt.

3.2. Außerordentliche Eigentümerversammlungen
Bei Bedarf können außerordentliche Eigentümerversammlungen einberufen werden. Gemäß des WEG beträgt die Ladungsfrist für dringende Angelegenheiten drei Arbeitstage. Das Beschlussbuch der Eigentümergemeinschaft befindet sich in unserem Büro. Es steht den Eigentümern dort zur Einsichtnahme zur Verfügung.

4. Ganzjährige Beratung
4.1. Wir beraten die Eigentümer des Gemeinschafts- und Sondereigentums mit unserem Fachwissen und unterstützen sie sachorientiert und zielgerichtet bei Problemstellungen bezüglich ihres Eigentums.

4.2. Klärung der Zuständigkeiten bei Schäden am Eigentum.

4.3. Beratung des Eigentümers hinsichtlich Schadensminderungen und Schadensbeseitigung, insbesondere unter Berücksichtigung eventuell maßgeblicher gesetzlicher Vorschriften und Auflagen.

5. Hausordnung
Die Verwaltung sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus- und Nutzungsordnungen. Schriftlich gemeldete Zuwiderhandlungen mahnt die Verwaltung bei dem Verursacher mündlich und/oder schriftlich ab.

6. Verträge
Der Abschluss und die Kündigung von Wartungs-, Lieferanten-, Versicherungs- und anderen Dienstleistungsverträgen erfolgen im Namen und auf Rechnung der Eigentümergemeinschaft. Alle Verträge werden laufend auf ihrer rechtliche Aktualität und hinsichtlich ihrer wirtschaftlichen Effizienz überprüft. Soweit möglich wird gerade im Energiebereich nach kostengünstigeren Alternativen gesucht.

7. Verwaltung von Geldern
Kontoführung der Bankkonten wie Girokonten, Sparkonten, Rücklagenkonten, Treuhandkonten und andere Sonderkonten.

8. Rechnungskontrolle
Rechnerische und sachliche Prüfung aller Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen.

9. Buchführung
Einrichten einer nachvollziehbaren Buchhaltung und Buchführung, nach ordentlichen kaufmännischen Maßstäben, für das laufende Wirtschaftsjahr.

10. Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum
10.1. Anwesenheit vor Ort
Unsere Erreichbarkeit und notwendige Präsenz vor Ort -ein wesentlicher Bestandteil unseres Dienstleistungsangebotes- ist jederzeit gewährleistet.

10.2. Begehungen
Als Beitrag zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen werden periodische Begehungen der Wohnanlage durchgeführt und Termine für Zwischenprüfungen und andere Ortstermine von uns begleitet.

10.3. Beratung
Beratung bei der Wahl von technischen Lösungen zur Behebung von Mängeln, z. B. bei Sanierungen oder ähnlichen Vorgängen.

10.4. Fachleute
Soweit notwendig werden nach Rücksprache mit dem Beirat bzw. dem Eigentümer auch externe Fachleute beauftragt. Hier stehen uns sachkundige Handwerker und Meisterbetriebe zur Verfügung, die sich in langjähriger Zusammenarbeit als vertrauensvolle Partner qualifiziert haben. Bei Bedarf kooperieren wir mit Fachanwälten für Miet-, Bau- und Wohnungseigentumsrecht, auf Anforderung stehen uns in anderen Bereichen Techniker, Ingenieure, Statiker, Sachverständige und andere Fachleute zur Verfügung.

11. Technische Einrichtungen und Sicherheitseinrichtungen
Organisieren und Überwachen der Prüfungs- und Wartungsintervalle von Sicherheits- und technischen Einrichtungen wie der Heizungsanlage, den Sanitäreinrichtungen, den Blitzschutzanlagen, den Klima- und Lüfteranlagen, der Hauselektrik und den Brandschutzeinrichtungen durch Fachunternehmen, Sachverständige, TÜV etc.

12. Auftragsvergabe
12.1. Einholen von Angeboten, Angebotsanalyse und aktive Preisverhandlungen.

12.2. Schriftliche Anfertigung von Aufträgen im Namen und auf Rechnung der Eigentümergemeinschaft.
Mit Ausnahme von Instandsetzungen und Reparaturarbeiten in Höhe eines festzulegenden Betrages, welche die Verwaltung im Namen und Auftrag der Eigentümergemeinschaft selbstständig durchführen darf.

12.3. Anfordern von Bauverträgen, Veranlassen von Bauleitung und Bauüberwachung einschließlich des Aufmaßes sowie der Rechnungskontrolle bei Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen.

13. Terminüberwachung
Überwachung von Angeboten, Aufträgen, fristgerechten Ausführungen, Kontrolle der Gewährleistungen, der Schlussrechnungen etc.

14. Sofortmaßnahmen
Die Verwaltung ist zuständig für das Einleiten von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie bei Rohrbruch, Brand- oder Sturmschäden des Weiteren für Schadensmeldungen an die Versicherer bei entstandenen Schäden am Eigentum.